Sachverhalt:
 

In der letzten Sitzung des Bürgerausschusses am 27.02. hat der Bürgerbeauftragte des Rates den Jahresbericht über seine Arbeit im Jahr 2018 vorgestellt. In der gleichen Sitzung wurde in einer sehr gut gestalteten Präsentation der Bericht des Ideen- und Beschwerdemanagements (IuBM) vorgelegt. Letzterer ist in der Gesamtübersicht z. T. sehr detailliert dargestellt. So geht aus dem Bericht des Bürgerbeauftragten hervor, dass er in Wanne 3 Sprechstunden abgehalten hat. Insgesamt wurden in 2018 216 Anliegen an ihn herangetragen.

Wie aus dem Bericht des IuBM hervorgeht, wurden in Wanne insgesamt 651 Beschwerden eingereicht. Im Folgenden werden in Statistiken und optisch sehr ansprechenden Diagrammen die Beschwerden nach Fachbereichen detailliert dargestellt, woraus zu schließen ist, dass die Verwaltung die einzelnen Beschwerden sehr genau dokumentiert. Aufgrund der heutigen modernen IT müsste es deshalb gut möglich sein, ohne großen Aufwand die Beschwerden für Wanne aufzubereiten, um auch zu sehen, wo möglicherweise Probleme sind, die strukturell gelöst werden müssten / könnten.

Fragen

1.      Ist es möglich, in der Sitzung einen auf Wanne zentrierten Bericht abzugeben ?

2.      Können bei den Zuordnungen nach Fachbereichen weitere erläuternde Stichworte angegeben werden (z.B. FB 44 – Dat. Müll Hauptstr. oder FB 53 – Dat. Schlagloch …)?

Für den Fall, dass letzteres für die kommende Sitzung doch zu aufwändig sein sollte, könnten die Ergebnisse später vorgestellt werden.

Möglicherweise ist es sinnvoll, zukünftig bei Eingabe der Daten, diese sofort so zu programmieren, dass solche Ergebnisse ‚auf Knopfdruck‘ zur Verfügung stehen ?

Frau Frommenkord beantwortet die Fragen wie folgt:

1. Die bis zum 31. Dezember 2018 bestehende Software („Dosys“) des Ideen- und Beschwerdemanagments (IBeMa) wird nur noch genutzt, um Alt-Fälle zu bearbeiten und abzuschließen.

Das betrifft sowohl die Fälle des Bürgerbeauftragten als auch die Fälle des IBeMa.Die auf Lotus-Notes gestützte Datenbank wird schon seit über 1 Jahr nicht mehr vom damaligen Entwickler (Dortmunder Systemhaus) betreut und programmiert.

Aus diesem Grund können keine weiteren Umprogrammierungen mehr erfolgen, die die Erstellung eines zentrierten Berichts für die Bezirke ermöglichen würde.

2. sh. Antwort zu Frage 1.

Zum 01.01.2019 ist eine neue – internetbasierte Beschwerdesoftware an den Start gegangen (OTRS = Open Technology Real Services). Momentan sind die Mitarbeiterinnen des IBeMa dabei, die Statistik über die neue Software  neu aufzustellen.Die von Ihnen gemachten Hinweise bzgl. weiterer Stichworte und Berichte für die Bezirke werden in den laufenden Gesprächen mit den Entwicklern Berücksichtigung finden. Es kann aber noch keine Zusage gegeben werden, ob die Hinweise auch entsprechend umgesetzt werden können.