Sachverhalt:

Die Verwaltung wurde durch Schulausschussbeschluss vom 19. April 2007 mit der Prüfung beauftragt, ob und inwieweit eine Ausweitung der eigenständig durch Schulen zu bewirtschaftenden Schulbudgets rechtlich und unter Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten möglich und sinnvoll ist.

 

Betrachtungsgegenstand der Prüfung sind hier ausschließlich Finanzmittel, die durch den Fachbereich 31/1.2 –Beschaffung- bewirtschaftet werden. Diese Finanzmittel gliedern sich in den Bereich des Verwaltungshaushaltes und des Vermögenshaushaltes. Zur weiteren Transparenz soll die nachfolgende Gliederung beitragen.

 

Finanzmittel 31/1.2

Aufgliederung Verwaltungs-/Vermögenshaushalt

 

1.            Verwaltungshaushalt

 

1.1       Lehr- und Unterrichtsmittel (dezentraler Schulhaushalt):

           Ansätze 2007 = insg. 323.500 €

(z.B. für ADV-Zubehör, Chemikalien, Geräte für Versuche im naturwissenschaftlichen Bereich, Werkzeuge, Materialien für den Musikunterricht, usw.)

 

1.2             Schulausstattung (zentraler Schulhaushalt):

           Ansätze 2007 = insg. 173.100 €

           Ausstattung, Reparatur und Wartungsarbeiten (z.B. für Reparatur von 

           Einrichtungs- und Ausstattungsgegenständen, Zeugnisformulare,

           Klassenbücher, Kreide, Folien für Tageslichtprojektoren u. Kopiergeräte,

           Kopierpapier, Turnhallenrevision, Tafelreparaturen, Wartung und Reparatur

           von CNC Maschinen usw., Testmaterialien)

 

1.3             Betriebsausgaben:

Ansatz 2007 = 72.200 €

1.3.1       Büroeinrichtung

1.3.2       Dienst- und Schutzbekleidung

1.3.3       Geschäftsbedürfnisse (Bürobedarf)

1.3.4       Fachliteratur, Zeitungen etc.

1.3.5       Transport-, Fracht- und Lagerkosten

1.3.6       Schülerzahlprognosen

1.3.7       Druckaufträge an externe Anbieter

1.3.8       Internetauftritte der Schulen (Mietkosten für eigene Domaine)

 

1.4             Instandhaltung von Kfz

           Ansätze 2007 = insg. 21.900 €

1.4.1       Betriebsmittel Kfz

1.4.2       Reparaturmittel Kfz

 

1.5             Lernmittel-/Schulbuchbeschaffung

 

2.       Vermögenshaushalt

 

2.1            Erwerb von bewegl. Vermögen (nicht zweckgebundene Mittel)

2.2            Sondermittel (nicht schulbezogen) für

·        Tafeln

·        Vorhänge

·        Mobiliar (Schülertische / -stühle)

·        etc.

 

2.3        Sondermittel (konkret auf eine Schule bezogen) für

·        Exponate und Geräte für den naturwissenschaftlichen Unterricht

·        Ausstattung von Schulleiter- und Lehrerzimmern

·        etc.

 

2.4      Einrichtung von Fachräumen

·        naturwissenschaftliche Unterrichtsräume

·        Technikräume

·        Informatikräume

·        Medienräume

·        Schullehrküchen

·        Kunsträume

·        etc.

 

2.5       Einrichtungsmaßnahmen in

·       Offenen Ganztagsschulen

·       Ganztagshauptschulen

 

2.6      e-nitiative NRW

2.6.1       Erwerb von ADV-Ausstattung

2.6.2       Erstellung von Internetanschlüssen

2.6.3       Erstellung von Elektroinstallationen

 

2.7            Erwerb von ADV-Ausstattung aus Schulträgerschaft

2.8            Maßnahme „Lebensraum Schule“

 

Die in der Gliederung der vorgenannten Haushalte aufgeführten Punkte wurden hinsichtlich einer möglichen Übertragbarkeit auf die Schulen überprüft.

 

In Herne werden bisher erfolgreich folgende Haushaltsmittel, die alle dem Verwaltungshaushalt zuzuordnen sind, auf die Schulgirokonten überwiesen:

 

• Lehr- u. Unterrichtsmitteln (dezentraler Schulhaushalt) in Höhe von 323.500 €
• Bonus Lernmittel in Höhe von 121.100 €
• Mittel für die Beschaffung von Druckerpatronen (aus HSt. Betriebsausgaben) in Höhe von 11.900 €,

 

Von den unter den Ziffern 1.1 bis 1.4 aufgelisteten Ausgabearten mit einem Gesamtvolumen von 590.700 € werden –vorbehaltlich einer 100 %-igen Mittelfreigabe- den Schulen im Haushaltsjahr 2007 = 335.400 €, das sind rd. 57 %, zur eigenständigen Bewirtschaftung zur Verfügung gestellt. Hinzu kommen die Mittel der Haushaltsstellen „Bonus Lernmittel“ mit dem bereits genannten Gesamtvolumen in Höhe von 121.100 €, die allerdings um die Mittel gekürzt werden müssen, die für die Übernahme der Elternanteile für Lernmittel für Arbeitslosengeld-II-Empfänger etc. erforderlich sind.

 

Die bereits erwähnte Prüfung hat ergeben, dass neben den bereits auf die Schulen übertragenen Finanzmitteln im Bereich des Verwaltungshaushaltes allenfalls die Möglichkeit gesehen wird, den Schulen einen noch zu bestimmenden finanziellen Anteil aus dem Bereich „Geschäftsbedürfnisse / Bürobedarf (Verwaltungshaushalt, Pkt. 1.3.3) zu übertragen. Hier könnte konkreter Bedarf in diesem Bereich schneller und flexibler durch Selbstbeschaffung seitens der Schulen gedeckt werden.

 

Eine denkbare Alternative zum bisherigen Beschaffungsverfahren von Kopierpapier  (jährl. Volumen ca. 42.000,-- €) könnte eine Kontingentierung der entsprechenden Mittel sein. Jeder Schule würde ein Mittelkontingent für die Beschaffung von Kopierpapier zugeordnet. Dazu würden im Fachbereich Schule und Weiterbildung Konten für jede Schule eingerichtet. Jeder Schule steht es dann frei, einen -noch zu bestimmenden- Ansatz für die Beschaffung von Kopierpapier voll auszuschöpfen oder durch unterschreiten dieses Ansatzes sich den Restbetrag auf das Schulkonto überweisen zu lassen. Die reine Beschaffungsabwicklung für das Kopierpapier soll in Händen des Fachbereiches verbleiben, da durch das Gesamtvolumen der Beschaffung wirtschaftlichere Ergebnisse gegenüber einer Einzelbeschaffung zu erzielen sind.

 

Weitere Möglichkeiten zur Übertragung von Finanzmitteln im Verwaltungshaushalt werden derzeit nicht gesehen. Die Mittel der verbleibenden Bereiche werden einerseits nicht gezielt für eine Schule eingesetzt, sondern bedarfsorientiert genutzt, andererseits werden sie im Bereich sog. Volumenbeschaffungen eingesetzt, um wirtschaftliche Ergebnisse zu erzielen, an denen alle Schulen partizipieren.

 

Aufgrund seiner Bedeutung soll nachfolgend auf den ebenfalls zum Verwaltungshaushalt gehörenden Bereich der Lernmittel-/Schulbuchbeschaffung (Verwaltungshaushalt, Pkt. 1.5) noch gesondert eingegangen werden.

 

Die durch einen Erlass des Innenministeriums geschaffene Möglichkeit, das Schulbuchvergabeverfahren auf die Schulen zu übertragen, wird vom FB Schule und Weiterbildung, wie auch von der überwiegenden Mehrzahl (22 von 25 Kommunen) der vom Städtetag befragten Städte, kritisch gesehen und daher nicht angewandt. Die einzelne Schule als selbständige Vergabestelle würde den Schwellenwert für eine europaweite Ausschreibung nicht überschreiten. Es ist jedoch zu beachten, dass die EU-Kommission auch unterhalb der vergaberechtlichen Schwellenwerte aus dem im EU-Vertrag enthaltenen Diskriminierungsverbot das Gebot einer transparenten Vergabeverfahrensdurchführung ableitet. Daher wird in dem Erlass die dringende Empfehlung ausgesprochen, für die Vergabe von Schulbuchlieferungen unterhalb des Schwellenwertes die Durchführung formaler Ausschreibungsverfahren (Beschränkte bzw. Öffentliche Ausschreibung) unter Zugrundelegung der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) anzuwenden.

 

Nach der aktuellen Dienstanweisung über das Vergabewesen bei der Stadt Herne ist bei einer Auftragssumme von über 10.000 EUR für den VOL-Bereich eine „Beschränkte Ausschreibung“, bei einer solchen über 50.000 EUR eine „Öffentliche Ausschreibung“ durchzuführen. Ausgehend von den zu erwartenden Auftragswerten für Schulbücher aufgrund der Bestellungen der Vorjahre müssten bei einer Schulbuchbeschaffung durch die Schulen einige, wenige Grundschulen, ca. die Hälfte der Hauptschulen, alle Realschulen und Gymnasien, ein Berufskolleg und zwei Gesamtschulen eine „Beschränkte Ausschreibung“ durchführen. Für ein weiteres Berufskolleg sowie eine Gesamtschule würde eine „Öffentliche Ausschreibung“ in Betracht gekommen. Das für die Durchführung und Auswertung der formellen Ausschreibungsverfahren notwendige, umfangreiche Fachwissen können die Schulen aber nicht vorhalten.

 

Außerdem spielt der finanzielle Aspekt eine wesentliche Rolle. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung ist garantiert, dass auf die gebundenen Buchpreise ein Rabattsatz von 15 % gewährt wird. Soweit Schulbücher von den Schulen im Rahmen eigener Budgets angeschafft werden, ist stattdessen nach dem Buchpreisbindungsgesetz ein genereller Nachlass von 12 % für alle Sammelbestellungen zu gewähren. Es ist zumindest fraglich, ob eine Haushaltssicherungsgemeinde wie Herne auf einen höheren Rabattsatz verzichten kann / darf. Des weiteren ist der Grundsatz des § 75 GO NW, welcher das Gebot der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung regelt, einzuhalten. Die Minderrabatte würden zu Mehrkosten von insgesamt rd. 17.000 € führen.

 

Die Übertragung von Finanzmitteln durch den Schulträger an die Schulen ist im Schulgesetz NRW, § 95, geregelt. In den Erläuterungen zum § 95 räumt der Gesetzgeber dem Schulträger die Möglichkeit ein, den Schulen mittels einzurichtender Girokonten Haushaltsmittel des Verwaltungshaushaltes zu übertragen sowie die Voraussetzungen für die selbständige Bewirtschaftung dieser Gelder zu schaffen.

 

Eine Übertragung von Finanzmitteln des Vermögenshaushaltes ist nach diesen Erläuterungen nicht vorgesehen.

 

Da die rechtlichen Voraussetzungen für eine Mittelübertragung aus dem Bereich des Vermögenshaushaltes somit nicht gegeben sind, ist eine Prüfung nach Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten zum gegenwärtigen Zeitpunkt entbehrlich.

 

Dennoch sollte auf eine Formulierung des Prüfauftrags eingegangen werden. Neben der Frage, ob es rechtlich möglich und auch zweckmäßig sei, weitere Finanzmittel im Rahmen sog. Schulbudgets an die Schulen zu transferieren, beinhaltet der Prüfauftrag in seiner Begründung auch die Aussage, dass die Ausstattung der Schulen mit größeren, eigenständig zu bewirtschaftenden Schulbudgets auch zu einer Beschleunigung bei der Beschaffung führe.

 

Dieser Auffassung wäre nur dann zuzustimmen, wenn sich die Vergaberichtlinien und Beschaffungskriterien gravierend verändern würden. Die Schulen unterliegen als selbständige Vergabestellen denselben vergaberechtlichen Bestimmungen wie die Stadt. Entgegen der nicht selten an Schulen anzutreffenden Meinung, der Fachbereich könne den Haushaltsansatz, beispielsweise bei der Einrichtung eines Informatikraumes, einer Fachfirma übertragen und diese liefert und installiert dann einen zuvor konkretisierten Bedarf, entspricht nicht der Realität. Ein solcher Beschaffungsvorgang ist in der Regel weitaus komplexer als er sich von außen darstellt. So sind im Vorfeld der eigentlichen Beschaffungstätigkeit Sitzungsvorlagen zu erstellen und die bürgerschaftlichen Gremien zu beteiligen. Es ist zu prüfen, ob gleichartige Maßnahmen, die in anderen Haushaltsstellen veranschlagt sind, aus wirtschaftlichen Gründen gebündelt werden müssen. Häufig geht eine Einrichtungsmaßnahme auch mit baulichen Veränderungen einher, die mit dem zuständigen Fachbereich (Gebäudemanagement) zu koordinieren sind.

 

Es folgt die Erstellung der Leistungsbeschreibung der zu beschaffenden Güter, die letztendlich Bestandteil der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen wird. Verfahrensweisen, die hier zwingend beachtet werden müssen, sind in der als Anlage beigefügten Inhaltsangabe der Dienstanweisung über das Vergabewesen bei der Stadt Herne sowie in der maßgebenden VOL/A festgelegt. Außerdem sind verschiedene Fristen (Laufzeiten der Ausschreibung, Abgabefristen, Zuschlagsfristen, Lieferzeiten) zu beachten. Die Abwicklung größerer Maßnahmen erfordert, auch wenn die zur Realisierung notwendigen Finanzmittel rechtzeitig zur Verfügung stehen, einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand und detailliertes Fachwissen, das der überwiegende Teil der Schulen im Rahmen der zeitlichen Ressourcen nicht vorhalten kann.

 

Die wünschenswerte Weiterentwicklung der Selbständigkeit der Schulen durch eine mögliche Übertragung von zusätzlichen Haushaltsmitteln in nennenswertem Umfang zur eigenständigen Bewirtschaftung würde eine stärkere zeitliche Belastung der in den Schulen damit beauftragten Personen mit sich bringen. Ungeachtet der Verantwortlichkeit der Schulleitungen für den sachgerechte Einsatz der Mittel stellt sich die Frage, wem in den Schulen die dann ausgeweitete Beschaffung sowie  die Kassen- und Buchführung obliegt. Nicht auszuschließen ist, dass die Schulleitungen auf zu wenig Verwaltungsstunden, die für die zusätzlichen Tätigkeiten nicht ausreichen, verweisen. Lehrer/innen könnten sich auf den Vorrang ihrer pädagogischen Aufgaben berufen; Schulsekretärinnen auf die Wahrnehmung höher qualifizierter Aufgaben, die mit einer höheren Eingruppierung verbunden sein müsste. Forderungen nach zusätzlichen Arbeitsstunden für Sekretärinnen sind wahrscheinlich.

 

Bereits im Jahr 1997 wurde seitens des Schulverwaltungsamtes mittels einer Umfrage an alle Schulen abgefragt, ob diese einer Ausweitung des schulischen Budgets positiv gegenüber stehen oder darin eher eine nicht zu bewältigende personelle Belastung sehen. Als Ergebnis konnte eine positive Bewertung der 1994 eingeführten dezentralen Ressourcenverwaltung durch die Schulen festgestellt werden. Verschiedene Schulen (insbesondere Grund- und Förderschulen) wiesen aber auch auf den Verwaltungsmehraufwand hin, der die personellen Möglichkeiten übersteigen würde. Dennoch sprach sich die Mehrzahl der weiterführenden Schulen grundsätzlich für eine Erweiterung der Ressourcenverantwortung aus, d.h., unter der Voraussetzung einer personellen Entlastung durch den Schulträger würde eine Ausweitung des Schulbudgets begrüßt. Zur Schaffung eines personellen Ausgleichs für die Mehrarbeit wurde beispielsweise an eine tägliche Anwesenheit einer Schulsekretärin gedacht.

Obwohl die o.a. Umfrage zeitlich weit zurückliegt, geht der Fachbereich Schule und Weiterbildung davon aus, dass sich die damals herauskristallisierten Einschätzungen der Schulleitungen im wesentlichen nicht verändert haben dürften.

 

Im Zusammenhang mit dem Prüfauftrag, ob und ggf. welche Haushaltsmittel den Schulen zusätzlich zur selbständigen Bewirtschaftung überlassen werden können, ist darauf hinzuweisen, dass mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) zum 01. Januar 2009 ein finanzrechtlicher Rahmen auf Basis der kaufmännischen Buchführung für die Mittelbewirtschaftung gegeben sein wird. Welche Folgen / Veränderungen die Abschaffung der kameralistischen Haushaltswirtschaft auf die selbständige Mittelbewirtschaftung durch die Schulen haben wird, ist nach derzeitigem Informationsstand von hier aus nicht einzuschätzen. Nach Auffassung der Verwaltung sollte wegen der anstehenden Neuerungen zunächst eine angemessene Zurückhaltung hinsichtlich der zusätzlichen Übertragung von Haushaltsmitteln in den Verantwortungsbereich der Schulen geübt werden.

 

Zusammenfassend ist seitens des Fachbereiches Schule und Weiterbildung zu vermerken, dass

• aus rechtlichen Gründen eine Übertragung von Haushaltsmitteln des Vermögenshaushaltes auf die Schulen zur eigenständigen Bewirtschaftung derzeit nicht möglich ist,
• im Zusammenhang mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements zum 01.01.2009 der neue finanzrechtliche Rahmen für eine Mittelübertragung auf die Schulen analysiert und gewürdigt werden muss,
• nur die Möglichkeit gesehen wird, den Schulen einen Teilbetrag aus dem Bereich „Geschäftsbedürfnisse / Bürobedarf“ (Haushaltsstelle: Betriebsausgaben) zu übertragen,
• eine Kontingentierung der Mittel für Kopierpapier vorgenommen werden sollte.
• festgestellt werden kann, dass bereits jetzt eine weitgehende Übertragung von Haushaltsmitteln zur eigenständigen Bewirtschaftung durch die Schulen praktiziert wird.

 

 

 

Der Oberbürgermeister

In Vertretung

 

 

 

Gudrun Thierhoff

Stadträtin

 

Anlagen: